Condiții de participare

REGULAMENT ȘI CONDIȚII DE PARTICIPARE

Ediția cu numărul 3 a evenimentului The Wedding Market are loc duminică, 7 mai 2017, în locația The Wedding House (sat Poiana lui Stângă, comuna Vânătorii Mici, județul Giurgiu).

PROGRAMUL DE DESFĂȘURARE

Evenimentul va fi deschis publicului între orele 12PM – 7PM.

 

Primele 2 ore ale evenimentului (12PM – 2PM) vor fi dedicate VIB-urilor – Very Important Brides – miresele care urmează să aibă nuntă la Wedding House, însoțite de partenerii lor – și un public format din 300 de viitoare mirese și miri care se vor fi înscris prealabil pe site-ul evenimentului.

 

După ora 2PM accesul la eveniment va fi deschis publicului larg.

PARTICIPARE CA EXPOZANT

Participarea în calitate de expozant la eveniment va fi subiectul unei selecții atent realizată de către Organizatorul evenimentului, bazată pe compatibilitatea cu valorile promovate: creativitate, pasiune, talent, dedicare, profesionalism – și potrivirea cu spiritul locației: simplitate, naturalețe, charm rustic.

ETAPELE DE ÎNSCRIERE

ÎNREGISTRARE EXPOZANȚI

7-31 martie 2017

Înscrierile la The Wedding Market în calitate de expozant se pot face până la data de 31 martie 2017, completând formularul de înscriere disponibil pe site.

EVALUARE SUBMISII

1-6 aprilie 2017

Submisiile vor fi evaluate de către echipa de organizare a evenimentului în perioada 1-6 aprilie 2017, în funcție de criteriile prezentate mai sus.

CONFIRMARE PARTICIPARE

7 aprilie 2017

Comunicarea expozanților acceptați se va face pe data de 7 aprilie 2017 prin e-mail, la adresa comunicată în formularul de înscriere. Cererile care au fost respinse vor primi notificarea pe e-mail la aceeași dată.

CONTRACT ȘI PLATĂ

7 – 14 aprilie 2017

După primirea confirmării de participare la eveniment din partea echipei de organizare, expozanții au obligatia să trimită acordul de participare completat și semnat, în termen de 48 de ore, pe mail la adresa hello@theweddingmarket.ro și ulterior să achite taxa de participare la eveniment, în baza facturii fiscale emise de organizator. Dovada plății trebuie transmisă pe mail către organizator până la data 14 aprilie 2017 – pentru a confirma înscrierea la eveniment. În caz contrar, înscrierea nu va fi validată, iar locul va fi realocat unui alt expozant.

TAXA DE PARTICIPARE

Acoperă un pachet ce include spațiu de expunere la eveniment și servicii de promovare. Prețurile variază în funcție de spațiul de expunere ales.

SPAȚII DE EXPUNERE

În momentul Înscrierii, expozanții pot opta pentru unul din cele 6 tipuri de spații disponibile:

A. În foișorul de lemn – spațiu de 1.5m x 3.3m (preț 250eur + TVA)
B. În foișorul de lemn – spațiu de 2.75m x 3.3m (preț 300eur + TVA)
C. În foișorul de lemn – spațiu de 4.4m x 3.3m (preț 400eur + TVA)
D. La exterior – spațiu de 3m x 3m acoperit – cort individual (preț 300eur + TVA)
E. La exterior – spațiu de 3m x 3m neacoperit (preț 200eur + TVA)
F. La exterior – spațiu pentru food sau drinks truck / vehicle (preț 200eur + TVA)

Pentru furnizorii de servicii de entertainment (muzică, show-uri de magie / actorie etc) care vor să susțină un live performance pe scena evenimentului – fără a avea nevoie de spațiu pentru amenajarea unui stând dedicat-participarea este free, nu se taxează.

 

Alocarea spațiilor se va face în funcție de disponibilitatea fiecărui spațiu în momentul înscrierii. Suprafața alocată poate fi diferită de cea solicitată de către expozant. În mesajul de confirmare a participării la eveniment, care le va fi transmis expozanților acceptați în data de 7 aprilie, Organizatorul va comunică în scris fiecăruia spațiul alocat. Expozantul are obligația de a confirma în scris acordul propunerii în termen de 48 de ore – în caz contrar, spațiul va fi realocat unui alt expozant.  În cazul în care expozantul nu este de acord cu spațiul alocat, acesta poate renunța la participare prin notificarea organizatorului, în scris, în termen de 48 de ore de la comunicarea alocării spațiului.

 

Pe lângă spațiul alocat, organizatorii vor mai pune la dispozitia expozanților următoarele:

• Masa de lemn 3m x 1m (doar pentru artiștii florali)
• 2 scaune
• Acces priză monofazică – la cerere

AMENAJAREA SPAȚIILOR DE EXPUNERE

 

Amenajarea spațiilor de expunere se face sâmbătă, în data de 6 mai 2017, între orele 12PM-7PM. Dezamenajarea se face la finalul evenimentului, duminică după ora 7PM. Expozanții care nu sunt familizarizați cu locația – și doresc să vadă live spațiul înaintea evenimentului, sunt așteptați la vizionare în săptămâna premergatoare evenimentilui, doar cu programare prealabilă.

Expozanții pot folosi mobilier / decorațiuni / instalații din dotarea proprie pentru amenajarea spațiilor – însă fără a cauza pagube materiale în locație.

Dacă un expozant alege ca spațiu de expunere opțiunea E (la exterior, spațiu neacoperit), dar vrea să vină cu cortul propriu, acesta este obligat să trimită echipei organizatoare  imagini cu cortul în cauză cu min. 2 săptămâni înaintea evenimentului, pentru a fi validat.

SERVICII DE PROMOVARE

 

Pe langă spațiile alocate la eveniment, Organizatorul le oferă expozanților, fără costuri suplimentare, un pachet de servicii de promovare compus din:

 

• Promovare pe site-urile www.theweddinghouse.ro și www.theweddingmarket.ro – pagină distinctă cu profilul expozantului (text de prezentare, date de contact și 5-10 imagini reprezentative)
• Postare dedicată furnizorului pe pagina de Facebook a evenimentului (o imagine reprezentativă + text de prezentare)
• Prezentare în The Wedding Market Newspaper – broșura evenimentului, distribuită gratuit în locație (text de prezentare, date de contact și o imagine reprezentativă)
• Expunerea portofoliului printat al expozantului în Wedding Library – camera de studiu dedicată mirilor de la Wedding House

OPȚIUNE EXTRA PROMOVARE

Expozatilor care își doresc un plus de expunere, Organizatorul le poate oferi contra-cost spațiu pentru o machetă în The Wedding Market Newspaper – broșura evenimentului, distribuită gratuit în locație.

• The Wedding Market Newspaper: Machetă Full Page (pret 50eur + tva)

KIT DE PREZENTARE

Pentru înscrierea la eveniment, expozatii trebuie să încarce în momentul înscrierii pe site un kit de prezentare, ce trebuie să includă următoarele:

• Logo în format vectorial sau .png transparent la dimenisiunea de min. 1200x1200px
• 5 – 10 imagini reprezentative pentru produsul sau serviciile pe care le oferă (.jpeg, high res) Min. una dintre imagini sa fie in format portrait – pentru prezentarea din Wedding Market Newspaper
• Un text de prezentare între 400 și 600 de caractere (cu spații) și diacritice, scris la persoana a III-a.

Aceste materiale vor fi folosite de către organizatori pentru promovarea expozanților pe canalele de promovare a evenimentului, conform serviciilor de promovare prezentate anterior.

Expozanții care doresc să aibă portofoliile expuse în Wedding Library – camera de studiu de la The Wedding House, dedicată mirilor noștri, sunt rugați să ni le transmita în format hard-copy în săptămâna premergatoare evenimentului.

Expozanții care optează pentru promovare extra – macheta full page în The Wedding Market Newspaper – trebuie sa trimita layout-ul de machetă format Fișier .pdf, format A4 portret + 5mm bleed all around, alb-negru pana la data 14 aprilie pe adresa hello@theweddingmarket.ro. În caz contrar, macheta nu va fi publicată.

POLITICA DE VÂNZARE

În cadrul evenimentului este permisă vânzarea produselor / serviciilor de către Expozanți, cu respectarea legislației în vigoare în România. Expozanții au obligația să afișeze vizibil prețurile în cadrul spațiului de expunere. De asemenea, expozanții au obligația să se asigure că produsele, serviciile și personalul sau, precum și metodele de prezentare / vânzare / promovare respectă toate normele legale. Aceștia sunt responsabili și de deținerea tuturor autorizațiilor necesare comercializării produselor conform legislației în vigoare. Expozanții care doresc să comercializeze produse persoanelor fizice, sunt obligați să utilizeze case de marcat înregistrate volante și să respecte toate normele legale în vigoare

 

În orele de deschidere ale evenimentului, destinate VIB (Very Important Brides) –12PM – 2PM-expozanții sunt încurajați să le ofere acestora produse din partea casei pentru testare / sampling.

 

Expozanții care aleg să ofere produse din partea casei pe parcursul întregului eveniment sunt obligați să afișeze informația vizibil în cadrul spațiului de expunere- printr-un semn marcat “Din partea casei”.

DESCARCĂ REGULAMENTUL ÎN FORMAT .PDF
DESCARCĂ REGULAMENTUL ÎN FORMAT .PDF