Condiții de participare

REGULAMENT ȘI CONDIȚII DE PARTICIPARE

THE WEDDING MARKET. Proudly hosted by The Wedding House.
Ediţia IV – 6 mai 2018.

PROGRAMUL DE DESFĂȘURARE

Evenimentul va fi deschis publicului între orele 12PM – 7PM.

Primele 2 ore ale evenimentului (12PM – 2PM) vor fi dedicate VIB-urilor – Very Important Brides – miresele care urmează să aibă nuntă la Wedding House, însoțite de partenerii lor – și un public format din 300 de viitoare mirese și miri care se vor fi înscris prealabil pe site-ul evenimentului.

După ora 2PM accesul la eveniment va fi deschis publicului larg.

Amenajarea spațiilor de expunere se face sâmbătă, în data de 5 mai 2018, între orele 12PM-7PM. Dezamenajarea se face la finalul evenimentului, duminică după ora 7PM. Expozanții care nu sunt familizarizați cu locația – și doresc să vadă live spațiul înaintea evenimentului, sunt așteptați la vizionare în săptămâna premergătoare evenimentului, doar cu programare prealabilă.

CONDIŢII DE PARTICIPARE CA EXPOZANT

Participarea în calitate de expozant la eveniment va fi subiectul unei selecții atent realizată de către echipa The Wedding Market în funcţie de următoarele criterii:

  • compatibilitatea cu valorile promovate: creativitate, pasiune, talent, dedicare, profesionalism
  • potrivirea cu spiritul locaţiei The Wedding House: simplitate, naturalețe, charm rustic.
  • originalitatea şi calitatea produselor / serviciilor oferite
  • identitate vizuală exprimata coerent pe canalele de comunicare şi în materialele de promovare (site, pagina de FB / Instagram etc. )
  • numărul de aplicanţi cu produse din aceeaşi categorie

Decizia finală în urma selecţiei aparţine în totalitate echipei The Wedding Market.

ETAPELE DE ÎNSCRIERE

1. ÎNREGISTRARE EXPOZANȚI

6-31 martie 2018

Înscrierile la The Wedding Market în calitate de expozant se pot face până la data de 31 martie 2018, completând formularul de înscriere disponibil pe site.

2. EVALUARE SUBMISII

1-5 aprilie 2018

Submisiile vor fi evaluate de către echipa de organizare a evenimentului în perioada 1-5 aprilie 2018, în funcție de criteriile prezentate mai sus.

3. CONFIRMARE PARTICIPARE

6 aprilie 2018

Comunicarea expozanților acceptați se va face pe data de 6 aprilie 2018 prin e-mail, la adresa comunicată în formularul de înscriere. Cererile care au fost respinse vor primi notificarea pe e-mail la aceeași dată.

În mesajul de confirmare a participării la eveniment care le va fi transmis expozanților acceptați în data de 6 aprilie, Organizatorul va comunica în scris fiecăruia tipul de spațiu alocat – ţinând cont de opţiunea exprimată în formularul de înscriere. Alocarea spațiilor se va face în funcție de disponibilitatea fiecărui spațiu în momentul înscrierii. Suprafața alocată poate fi diferită de cea solicitată de către expozant. Expozantul are obligația de a confirma în scris acordul propunerii în termen de 48 de ore – în caz contrar, spațiul va fi realocat unui alt expozant.  În cazul în care expozantul nu este de acord cu spațiul alocat, acesta poate renunța la participare prin notificarea organizatorului, în scris, în termen de 48 de ore de la comunicarea alocării spațiului.

4. CONTRACT ȘI PLATĂ

7 – 14 aprilie 2018

După primirea confirmării de participare la eveniment din partea echipei de organizare, expozanții au obligaţia să trimită acordul de participare completat și semnat, în termen de 48 de ore, pe mail la adresa hello@theweddingmarket.ro și ulterior să achite taxa de participare la eveniment, în baza facturii fiscale emise de organizator. Dovada plății trebuie transmisă pe mail către organizator până la data 14 aprilie 2018 – pentru a confirma înscrierea la eveniment. În caz contrar, înscrierea nu va fi validată, iar locul va fi realocat unui alt expozant.

5. SCHEMA AMPLASARE SPAŢII ŞI ASPECTE ORGANIZATORICE

21 – 28 aprilie 2018

Repartizarea finală a spaţiului alocat pentru fiecare expozant (schema finală cu dispunerea spaţiilor) se va face de către organizatori cu cel puţin o săptămână înainte de eveniment, după ocuparea definitivă a tuturor spatiilor disponibile şi finalizarea formalităţilor de participare. Tot atunci organizatorii le vor transmite expozanţilor un document cu aspecte organizatorice importante, în vederea unei bune desfăşurări a evenimentului. Expozanţii au obligaţia să le comunice expozanţilor cu cel puţin o săptămână înaintea evenimentului necesităţile tehnice şi logistice în cadrul evenimentului (acces utilităţi / curent dacă e cazul, masa, număr necesar de scaune) – pentru ca organizatorii să confirme dacă pot fi asigurate / ce anume pot pune la dispoziţie.

TAXA DE PARTICIPARE

Acoperă un pachet ce include spațiu de expunere la eveniment și servicii de promovare. Prețurile variază în funcție de spațiul de expunere ales.

SPAȚII DE EXPUNERE

În momentul Înscrierii, expozanții pot opta pentru unul din cele 6 tipuri de spații disponibile:

A. În foișorul de lemn – spațiu de 1.5m x 3.3m (preț 250eur + TVA)
B. În foișorul de lemn – spațiu de 2.75m x 3.3m (preț 300eur + TVA)
C. În foișorul de lemn – spațiu de 4.4m x 3.3m (preț 400eur + TVA)
D. La exterior – spațiu de 3m x 3m acoperit – cort individual (preț 300eur + TVA)
E. La exterior – spațiu de 3m x 3m neacoperit (preț 200eur + TVA)
F. La exterior – spațiu pentru food sau drinks truck / vehicle (preț 200eur + TVA)

Pentru furnizorii de servicii de entertainment (muzică, show-uri de magie / actorie etc) care vor să susțină un live performance pe scena evenimentului – fără a avea nevoie de spațiu pentru amenajarea unui stand dedicat-participarea este free, nu se taxează.

Pe lângă spațiul alocat, organizatorii vor mai pune la dispoziţia expozanților următoarele:

  • Masa de lemn 3m x 1m – garantata doar pentru artiștii florali
  • 2 scaune
  • Acces priză monofazică – la cerere

În limita disponibilităţii, organizatorii pot pune la dispoziţie diverse piese de mobilier / utilităţi, în funcţie de nevoile specificate de expozanţi în formularul de înscriere. Mobilierul nu este garantat în taxa de înscriere – cu excepţia meselor pentru artiştii florali şi min. 2 scaune pentru fiecare expozant. Expozanţii (cu excepţia artiştilor florali) sunt rugaţi să vină pegatiti cu propriile mese.

Expozanții pot folosi elemente de mobilier / decorațiuni / instalații din dotarea proprie pentru amenajarea spațiilor – cu următoarele condiţii:
– să fie compatibile cu estetica generală a evenimentului
– să se încadreze în spaţiul de expunere alocat fără a depăşi limitele acestuia
– să nu cauzeze pagube materiale în locație.

Dacă un expozant alege ca spațiu de expunere opțiunea E (la exterior, spațiu neacoperit), dar vrea să vină cu cortul propriu, acesta este obligat să trimită echipei organizatoare  imagini cu cortul în cauză cu min. o săptămâna înaintea evenimentului, pentru a fi validat.

SERVICII DE PROMOVARE

Pe lângă spațiile alocate la eveniment, Organizatorul le oferă expozanților, bonus, un pachet de servicii de promovare compus din:

  • Promovare pe site-urile www.theweddinghouse.ro și www.theweddingmarket.ro – pagină distinctă cu profilul expozantului (text de prezentare, date de contact și 5-10 imagini reprezentative)
  • Postare dedicată furnizorului pe pagina de Facebook a evenimentului (o imagine reprezentativă + text de prezentare)
  • Prezentare în The Wedding Market Newspaper – broșura evenimentului, distribuită gratuit în locație (text de prezentare, date de contact și o imagine reprezentativă)
  • Expunerea portofoliului printat al expozantului în Wedding Library – camera de studiu dedicată mirilor de la Wedding House

OPȚIUNE EXTRA PROMOVARE

Expozatilor care își doresc un plus de expunere, Organizatorul le poate oferi contra-cost spațiu pentru o machetă în The Wedding Market Newspaper – broșura evenimentului, distribuită gratuit în locație.

  • The Wedding Market Newspaper: Machetă Full Page (preţ 50eur + tva)

KIT DE PREZENTARE

Pentru înscrierea la eveniment, expozatii trebuie să încarce în momentul înscrierii pe site un kit de prezentare, ce trebuie să includă următoarele:

  • Logo în format vectorial sau .png transparent la dimenisiunea de min. 1200x1200px
  • 5 – 10 imagini reprezentative pentru produsul său serviciile pe care le oferă (.jpeg, high res) Min. una dintre imagini să fie în format portrait – pentru prezentarea din Wedding Market Newspaper
  • Un text de prezentare între 400 și 600 de caractere (cu spații) și diacritice, scris la persoana a III-a

Aceste materiale vor fi folosite de către organizatori pentru promovarea expozanților pe canalele de promovare a evenimentului, conform serviciilor de promovare prezentate anterior.

Expozanții care doresc să aibă portofoliile expuse în Wedding Library – camera de studiu de la The Wedding House, dedicată mirilor noștri, sunt rugați să ni le transmită în format hard-copy în săptămâna premergătoare evenimentului.

Expozanții care optează pentru promovare extra – macheta full page în The Wedding Market Newspaper – trebuie să trimită layout-ul de machetă format Fișier .pdf, format A4 portret + 5mm bleed all around, alb-negru până la data 14 aprilie pe adresa hello@theweddingmarket.ro. În caz contrar, macheta nu va fi publicată.

POLITICA DE VÂNZARE

În cadrul evenimentului este permisă vânzarea produselor / serviciilor de către Expozanți, cu respectarea legislației în vigoare în România. Expozanții au obligația să afișeze vizibil prețurile în cadrul spațiului de expunere. De asemenea, expozanții au obligația să se asigure că produsele, serviciile și personalul său, precum și metodele de prezentare / vânzare / promovare respectă toate normele legale. Aceștia sunt responsabili și de deținerea tuturor autorizațiilor necesare comercializării produselor conform legislației în vigoare. Expozanții care doresc să comercializeze produse persoanelor fizice sunt obligați să utilizeze case de marcat înregistrate volante și să respecte toate normele legale în vigoare.

În orele de deschidere ale evenimentului, destinate VIB (Very Important Brides) –12PM – 2PM-expozanții sunt încurajați să le ofere acestora produse din partea casei pentru testare / sampling.

Expozanții care aleg să ofere produse din partea casei pe parcursul întregului eveniment sunt obligați să afișeze informația vizibil în cadrul spațiului de expunere- printr-un semn marcat “Din partea casei”.

DESCARCĂ REGULAMENTUL ÎN FORMAT .PDF
DESCARCĂ REGULAMENTUL ÎN FORMAT .PDF